Papierlos werden lautet das Ziel der Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren. Dabei vertraut das Haus auf ORBIS. Als erster Abteilung ist das der Kardiologie gelungen, die alle Abläufe mit ORBIS Cardiology komplett digitalisiert hat.
„Unsere Digitalstrategie zielt darauf ab, alle Fachabteilungen möglichst schnell von Papier zu befreien“, so das Statement von Peter Schmid, stellvertretender IT-Leiter der Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren. Um das zu erreichen, verfolgen die Einrichtungen einen holistischen Systemansatz: Alles, was möglich und sinnvoll ist, wird mit ORBIS oder anderen Systemen von Dedalus HealthCare abgedeckt. „Wir möchten weitestgehend weg von betreuungsaufwendigen Schnittstellen und Subsystemen. Zudem ermöglichen wir so einfacher einen nahtlosen Daten- und Informationsfluss“, nennt Schmid die Hauptgründe für das Vorgehen.
Das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS ist bereits seit 2008 in den Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren im Einsatz – und zwar im gesamten klinischen Bereich, aber auch in der Administration samt Abrechnung und Medizincontrolling. Steht eine Neubeschaffung an, sind die Systeme von Dedalus HealthCare zwar in der Pole Position, nicht aber automatisch gesetzt. „Es wäre ja fahrlässig, wenn wir uns nicht auch Alternativen ansehen würden. Wir bewerten dann gemeinsam mit den Anwendern die Lösungen hinsichtlich Leistungsfähigkeit, Integrierbarkeit sowie Schulungs- und Einführungsaufwand. Grundsätzlich tragen der Vorstand und die Chefärzte aber unsere Linie, möglichst schnittstellenarm zu bleiben, voll mit“, so Schmid.
„Unsere Digitalstrategie zielt darauf ab, alle Fachabteilungen möglichst schnell von Papier zu befreien.“
Peter Schmid, stellvertretender IT-Leiter der Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren
Digitalisierungsgrad von 80 %
Insgesamt schätzt er den Digitalisierungsgrad der Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren auf rund 80 %. Seit gut einem Jahr ist die Kardiologie als erste Fachabteilung papierfrei. ORBIS Cardiology ist dort bereits seit 2009 im Einsatz und hat sich im Laufe der Zeit schrittweise zum Managementsystem aller Abläufe und Untersuchungen entwickelt. „Dabei sind wir jeden Evolutionsschritt der Systeme mitgegangen und haben die Abteilung dementsprechend weiterentwickelt“, betont der stellvertretende IT-Leiter.
Die Abteilung deckt die gesamte Palette kardiologischer Untersuchungen und Interventionen ab. Dazu gehören die interventionelle Kardiologie, elektrophysiologische Untersuchungen jeder Art, Implantation von Schrittmachern oder Defi-Geräten, Behandlungen hochgradiger Mitralklappeninsuffizienzen sowie klassische Echo- und Herzkatheter-Labore, EKG-Geräte, Langzeit-EKGs, Spirometrie, Belastungs-EKG und eine Bodyplethysmographie. 2023 verzeichneten die Kliniken über 2.000 Katheteruntersuchungen und Implantationen, über 5.100 Echokardiographien sowie etwa 600 Doppleruntersuchungen.
Bis dahin war es jedoch ein langer Weg. „Im Laufe der Umstellungen hat es hier und da durchaus einmal gehakt“, gesteht Schmid, „mittlerweile läuft das System aber reibungslos und rund – auch, weil wir Probleme im großen Einvernehmen mit Dedalus HealthCare immer sofort gelöst haben.“ Als Beispiele nennt er die initiale Stammdatenpflege in ORBIS Cardiology sowie die Zuordnung und Anpassung der Standards bezüglich OPS und DRGs an die Arbeitsweise der Kardiologen.
„Mit ORBIS ECHO können wir bis zu vier Patienten mehr am Tag behandeln als mit dem Vorgängersystem.“
Dr. Martin Pavelka, Facharzt für Innere Medizin und Kardiologie sowie Oberarzt in der Medizinischen Klinik II im Klinikum Kaufbeuren
Starke IT, gute Projekte
In der Echokardiographie sind die Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren von einem Vorgängersystem auf ORBIS ECHO umgestiegen – mit Zustimmung und Unterstützung der Ärzte. „Nach Anlaufschwierigkeiten, die es bei einem neuen System immer gibt, arbeiten wir mittlerweile schneller und können bis zu vier Patienten mehr am Tag behandeln“, sagt Dr. Martin Pavelka, Facharzt für Innere Medizin und Kardiologie sowie Oberarzt in der Medizinischen Klinik II im Klinikum Kaufbeuren. Grundlage dafür sind Textbausteine, die die Begutachtung der Untersuchungen deutlich erleichtern. Da die Messdaten automatisch übernommen werden, lassen sich so mit wenigen Mausklicks sehr schnell Befunde erstellen. So konnten selbst anfangs äußerst skeptische Ärzte binnen kurzer Zeit vom neuen System überzeugt werden.
Ein wichtiger Baustein der erfolgreichen Digitalisierung der Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren ist die IT-Abteilung. Die Mitarbeiter verstehen sich als Dienstleister der Anwender und wollen mit ihnen zusammen die Kliniken und ihre Abläufe weiterentwickeln. „Dazu tauschen wir uns mit den Chefärzten und Stationsleitungen aus, immer auf der Suche nach Wegen, wie Digitalisierung die Abläufe vereinfachen sowie den Ärzten und Pflegekräften wieder mehr Zeit für die Patientenversorgung einräumen kann“, so Schmid.
Im Miteinander entstehen dann gute Lösungen. So ist es beispielsweise in der Kardiologie gelungen, Untersuchungsergebnisse aus einer Spirometrie und einem Langzeit-EKG, die nicht DICOM-fähig sind und ausgedruckt werden, in die Krankengeschichte in ORBIS zu integrieren. Dazu hat Schmid ein Formular parametriert, das entsprechende Etiketten ausdrucken kann. Diese Etiketten werden dann auf die Befunde geklebt und diese über den Stapelscan im Patientenkontext in ORBIS eingespielt. „Das ist zwar nicht sonderlich elegant, gewährleistet aber eine vollständige digitale Krankenakte“, sagt der stellvertretende IT-Leiter.
Durch Anpassungen schrittweise optimiert
Grundsätzlich bleiben die Kliniken aber im Standard. So verfolgen die Verantwortlichen bereits seit vielen Jahren die Philosophie, dass alle neuen Medizingeräte über eine Schnittstelle angebunden werden. Da Ausnahmen auch hier die Regel bestätigen, werden nicht DICOM-fähige Modalitäten, die beispielsweise in der Endoskopie noch weit verbreitet sind, über sogenannte iBoxen integriert. „Wichtig ist uns, dass die Bilddaten später im PACS gespeichert werden können“, so Schmid.
Nötige Anpassungen an den Systemen parametrieren er und seine Kollegen selbst. Als Beispiel nennt er wieder ORBIS ECHO, bei dem bis zu dem Zeitpunkt keine manuelle Zuordnung der Untersuchungsgeräte zu den Patienten möglich war. Die Untersuchung wird in der Terminplanung nach Leistungsanforderung einem bestimmten Raum zugewiesen. Ist dieser dann zum Untersuchungszeitpunkt – warum auch immer – belegt, kann der behandelnde Arzt den Raum direkt in der Planung ändern und die entsprechenden Daten werden mittels Schnittstelle direkt an das neu ausgewählte Gerät gesendet. „Für derartige Anpassungen ist das Kardio-Team bei Dedalus HealthCare erfreulich offen“, lobt Schmid den Partner. „Da können wir vieles auf kurzem Wege lösen, teilweise sogar direkt mit dem Entwicklerteam. Das ist wirklich eine vorbildliche Zusammenarbeit.“ Die zeigt sich auch bei der Einführung neuer Lösungen, bei denen die Anwender immer gerne eine Liste mit Optimierungspotenzial zusammentragen, auch diese Vorschläge würden zeitnah umgesetzt und teilweise sogar im nächsten Update allen Kunden zur Verfügung gestellt.
Seit 2023 ist die Kardiologie als erste Fachabteilung der Kliniken Ostallgäu-Kaufbeuren papierfrei.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Standardisiert ist auch der Workflow mit ORBIS Cardiology. Nach der Anamnese erfolgt auf den Stationen die Untersuchungsanforderung in ORBIS. Dort wird für die Kardiologie eine entsprechende Liste erstellt, auf deren Basis die Oberärzte die einzelnen Untersuchungen nach Dringlichkeit terminieren. Nach Angabe der rechtfertigenden Indikation und Freigabe durch den Oberarzt wird die Untersuchung anberaumt. Nach Abschluss gelangen die Bilder automatisch ins PACS. „Dann befunden unsere Assistenz- und Oberärzte die Aufnahmen samt Verlaufsbeurteilung und Therapieempfehlung und nehmen die Kodierung und Qualitätssicherung vor“, beschreibt Dr. Martin Pavelka den weiteren Ablauf. Ebenfalls automatisch werden die vorläufigen Befunde danach in eine Liste des zuständigen Oberarztes zum Vidieren geschickt. Mit einem weiteren Mausklick ist alles dokumentiert und landet im KIS.
Besonders positiv finden Schmid und Dr. Pavelka die kontinuierliche Weiterentwicklung von ORBIS Cardiology. Wieder auf kurzem Wege wurde beispielsweise ermöglicht, dass die Anwender Klassifikationen und Artikelstammdaten ändern können. Auch bei der Erfassung wird es den Nutzern möglichst einfach gemacht. Sie scannen einen Barcode und das System übernimmt automatisch den korrekten Artikel samt Seriennummer aus der Materialwirtschaft in das richtige Feld. Dann muss lediglich noch das Implantationsdatum ergänzt werden und die Dokumentation ist abgeschlossen. „Wir freuen uns auf jeden Fall auf weitere gemeinsame Projekte mit unserem Partner auf dem Weg zum papierlosen Krankenhaus“, endet Peter Schmid.
