Anspruchsvolle Abläufe in Arztpraxen bedeuten einen hohen Zeitaufwand für das (oft knappe) Personal. Doch Zeit ist in der Medizin ein entscheidender Faktor – die Mammographie bildet da keine Ausnahme. Eine Aachener Screening-Praxis hat sich dem Problem gewidmet und durch eine eigens programmierte Individualsoftware Prozesse digitalisiert und spürbar beschleunigt.
Pro Jahr führt die Radiologie im Kapuzinerkaree, eine der führenden Einrichtungen für Mammographie-Screenings in der Region Aachen, über 40.000 Untersuchungen durch. Bei dieser hohen Anzahl ist es essenziell, dass die Abläufe reibungslos funktionieren und höchste medizinische und datenschutzrechtliche Standards erfüllen. Jeder Screening-Prozess ist mit hohem Aufwand für das Praxispersonal verbunden, welches wie alle Radiologie-Praxen in Deutschland fortwährend mit dem Fachkräftemangel kämpft.
Standard-Softwarelösungen für Radiologie-Praxen konnten die hohen Anforderungen an Effizienz und Präzision in der Aachener Praxis nicht abbilden. Deshalb entschied sich Prof. Dr. Wein, Facharzt für Radiologie und einer der Leiter der Screening-Einheit, Ende 2022 dafür, eine Individualsoftware entwickeln zu lassen. „Um die Mitarbeiter auch wirklich nachhaltig zu entlasten, brauchten wir eine Lösung, die den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Es war uns außerdem wichtig, dass die Bedienung intuitiv ist, sodass wir die Lösung sofort einsetzen können“, sagt Wein. Seit Anfang 2024 ist diese nun im Einsatz.
Individuelle Lösung statt Standard
In der Radiologie sind bereits heute viele Software-Lösungen im Umlauf – die Mammographie als Spezialgebiet profitiert allerdings nicht davon. Daher sollte die Digitalisierung in Form einer individuell gestalteten Anwendung für die Mammographie-Screenings den hektischen Praxisalltag wieder sortieren und dem Personal mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten einräumen.
Datenschutz im Blick
Der Praxis liegen für eine Untersuchung viele personenbezogene Daten der Teilnehmerinnen vor. Daher müssen in diesem Prozess nicht nur medizinische, sondern auch höchste datenschutztechnische Standards erfüllt sein. Nur so können diese Informationen entsprechend den Vorgaben aus Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz bestmöglich geschützt werden.
Enorme Zeitersparnis durch Digitalisierung der Abläufe
Der Screening-Prozess ist hochspezifisch und stellt Anforderungen, die nicht mit denen in anderen Praxen zu vergleichen sind. Der Aachener Spezialist für Individualsoftware, Bauer + Kirch, digitalisierte den gesamten Ablauf rund um den Screening-Prozess – von der Einladung der Teilnehmerinnen über die Befundübermittlung bis zur Rechnungsstellung.
Seit die Praxis die Software implementiert hat, laufen die administrativen Prozesse vollständig digital. „Dadurch, dass alle Schritte nun automatisiert sind und keine Routineaufgaben mehr manuell erledigt werden müssen, konnten wir eine enorme Zeitersparnis erzielen“, so Wein. Die Software übernimmt heute folgende Aufgaben für die Radiologie-Praxis:
- Anmeldung: Die Daten der Teilnehmerinnen stehen in der Software zur Verfügung, sobald eine Anmeldung zur Untersuchung stattgefunden hat. Sie werden von zentralen Meldestellen verschlüsselt bereitgestellt.
- Untersuchung: Um die Daten aus dem Screening-Gerät in die Software zu übertragen, wurde eine Schnittstelle zur führenden Screening-Software MaSc programmiert. Diese kommt in vielen Radiologie-Praxen in Deutschland zum Einsatz.
- Normalbefund: Liegt ein medizinischer Befund vor, koordiniert das Programm alle weiteren Schritte – das bedeutet unter anderem eine Automatisierung der Befundbriefe. Im Falle eines Normalbefundes, der keiner weiteren Maßnahmen bedarf, sendet es den Befundbrief an Teilnehmerinnen und Hausärzte. Das spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern verkürzt auch die Wartezeiten der besorgten Teilnehmerinnen.
- Unklare Befunde und Auffälligkeiten: Sollte eine Untersuchung einen unklaren Befund oder eine Auffälligkeit aufweisen, stimmt die Software alle Abläufe und Informationen ab und dokumentiert sie. Das heißt, sie sorgt für die Vereinbarung eines Abstimmungstermins im integrierten Termin-Modul, legt dabei die Untersuchungsart fest, trägt weitere Befunde und Probenanalysen beteiligter Ärzte ein und erfasst die anschließende Fallbesprechung in der multidisziplinären Fachkonferenz des Abklärungszentrums. Denn auch in diesem Fall ist ein effizienter Prozess für alle Seiten essenziell.
- Rechnungsstellung: Ist eine Teilnehmerin privat versichert, regelt die Software auch die Abrechnung vollautomatisiert. Das beinhaltet neben der Erstellung der Rechnung auch den Abgleich der Zahlungseingänge mit dem Konto und den automatischen Versand von Mahnungen bei ausbleibenden Zahlungen. Sogar die interne Fakturierung, d.h. die Honorarverteilung an die beteiligten Ärzte, wird über die Software geregelt.
- Qualitätsberichte: Das Programm erstellt zudem quartalsweise Qualitätsberichte für die Praxen.
Potenzial für weitere Funktionen und Entlastung
Wein ist Mitglied des Vereins IGPVA (Interessengemeinschaft der Programmverantwortlichen Ärzte des Mammographiescreening Deutschland), der 93 Screening-Einheiten und ca. 180 Ärzte deutschlandweit vertritt. Für Software-Lösungen wie die beschriebene sieht er erhebliches Potenzial, um Arbeitsabläufe in der Mammographie zu optimieren.
Die Individualsoftware gestaltet nicht nur die Abläufe effizienter, sondern steigert auch Qualität und Zuverlässigkeit der Prozesse. Sie entlastet die Radiologie im Kapuzinerkaree schon heute, wird aber stetig weiterentwickelt, um perspektivisch noch besser zu unterstützen. Ein möglicher zukünftiger Einsatz sind Selbstkontrollfunktionen. Mit diesen lässt sich durch Stichproben die Qualität der Untersuchungen weiter verbessern. Auch eine KI-unterstützte Verknüpfung zwischen Diagnose und Terminplanung ist ein denkbarer Ansatz für die Zukunft. „Die Software lässt sich grundsätzlich bei allen Screening-Einheiten einsetzen, die mit Mammographie-Geräten mit der MaSc-Software arbeiten. Und das ist die große Mehrheit“, resümiert Wein.
